Jag har länge anmärkt på att linjevägen, det vill säga där information ska vandra från chef till chef, inte fungerar. Jag påstår att den inarbetade kulturen av att information ska gå linjevägen är den starkast bidragande orsaken till att information inte bara försvinner utan förvanskas längs vägen och leder till missuppfattningar. Det vill säga att det leder till samma problematik som man säger sig vilja motverka. Genom att försöka styra informationsflödet bort från ”KB i matkön” har vi istället hamnat i en annan form av matkö som skapar lika mycket rykten, frustration och missförstånd.
Jag förstår absolut bakgrunden till delgivningssystemet. Att låta information gå linjevägen är en form av kvalitétsstämpel på att informationen är äkta och att den, åtminstone till stora delar, är sann. Det är ett rimligt antagande eftersom ingen, åtminstone medvetet, kommer fara med osanning. Problemet är däremot att vi har för hög tilltro till våra chefers förmåga att korrekt förmedla verbalt förmedlad information samt att mängden information som förmedlas (både verbalt och i skrift) har ökat markant senaste årtioendet och att informationstempot är snabbare än förr.
Det är en underdrift att det produceras hundratals order varje dag i Försvarsmakten, därutöver produceras det antagligen lika många garnisonsmeddelanden, instruktioner, informationsblad med mera. En mängd dokument som slungas ut som mail och som sedan ska förmedlas ”för kännedom” till all personal. Jag är antagligen inte ensam om att ha missat att serviceförrådet har stängt en tisdag på grund av någon anledning och att det förmedlats fyra veckor tidigare i ett garnisonsmeddelande. Information som bara återfinns i det specifika dokumentet och anslaget på förrådsdörren på den specifika dagen, men ingen annanstans. Trots att vi har ett intranät där den informationen kan förmedlas. Istället så försvinner den formen av information i ett enormt informationsflöde för att det var information som förmedlades långt innan behovet av informationen ens var identiferat.
Det är heller ingen nyhet att jag anser att emilia är ett undermåligt verktyg för informationsdelgivning, vilket inte enbart beror på hur systemet är uppbyggt utan även på hur lite tid vi kollektivt lägger på att tillse att det finns rätt information, lätt gripbar. Det finns givetvis undantag, där ansvariga för specifika samarbetsytor kontinuerligt uppdaterar och strukturerar information på ett sätt som gör den lätt att konsumera för en användare. Det kräver däremot oftast att man redan hittat samarbetsytan och aktivt valt att följa den. Gör man inte det, då är informationsletandet att närmst likna med spelet ”finns i sjön”.
Jag påstår även att det är betydligt viktigare att informationen kommer ut brett i olika kanaler än att den förmedlas linjevägen eller för den delen fastställes 4 veckor innan i ett dokument som få läser. Behöver exempelvis en stödfunktion stänga är det information som oftast är aktuell för människor att veta 1-2 veckor innan stängningen sker då det är generellt den tidshorisonten som individen lever i.
Men för att gå tillbaka till linjevägen. Om vi fortsatt ska hålla oss till linjevägen behöver något radikalt förändras kring hur vi delger information. Till att börja med behöver information i högre utsträckning förmedlas i skrift längs med linjevägen där den verbala delgivningen fungerar mer som en kontroll eller ”heads up” där chef låter underställd chef veta att det finns information att läsa. Därtill behöver vi bli betydligt skickligare retoriskt, eller åtminstone inte lägga in en massa extra information som bara är brus. När det pratas om inventering av underkläder behöver det inte ske tillsammans med en utläggning om hur dåligt det är att man inte får hämta ut fler brynjor eller att snabbköpet inte finns längre. Den formen av utsvävningar leder oundvikligen till informationströtthet och att möten blir betydligt längre än vad de behöver vara.
När information ska gå linjevägen innebär det inte sällan att det blir långa ledtider beroende på hur mötescykeln ser ut på ett förband. Det är inte sällan så att det kan dröja flera veckor för information att nå hela vägen ner vilket inte nödvändigtvis är ett problem när det handlar om soldathemsfika, men när det handlar om att svara på ett uppkommet bemanningsuppdrag där svarstiden går från veckor till enstaka dag blir påverkan betydligt allvarligare. Här finns det betydande utvecklingsutrymme gällande val av metod vid informationsförmedling. Alldeles för många i den här myndigheten hanterar emailsystemet som ett substitut för sms eller telefonsamtal. Där man i princip förväntar sig att få svar direkt på tidskritiska frågor vilket i praktiken inneburit att chefer blir bundna till sina mailkorgar för att inte missa information, och enheter måste skapa strukturer för att minska risken för att en fråga blir liggandes mer än enstaka dagar.
Att massivt mailbomba personalen är inte ett ändamålsenligt sätt för att motverka rykten eller att felaktiginformation sprids. På samma sätt är det inte att motverka rykten att hänvisa till linjevägen. Ändamålsenlig delgivning bygger på att rätt information når rätt mottagare i rätt tid. Det vill säga att om vi vill att GU-befälen ska känna till förändrade öppettider på förrådet så behöver det förmedlas på ett annat sätt än för G4. Och vill man ha svar på ett bemanningsuppdrag behöver man vara ge förbanden mer tid än veckor att svara för annars blir det i slutändan enstaka dagar för enheterna längs ner att försöka hitta en lämplig kandidat. En delgivningsmetod fungerar inte för alla saker, och mailen är inte ett subsitut för ett telefonsamtal när det är tidsbrist.
Ska vi ha en chans att hålla i och hålla ut med det ökade tempot behöver vi helt enkelt radikalt förändra hur vi sprider information.