December har varit en synnerligen intressant månad. De stora nyheterna har varit kring tystnadskultur på Försvarsmaktens Underrättelse- och Säkerhetscentrum (FM UndSäkC) och Försvarsmaktens hundtjänstenhet (FHTE). Därtill har arbetsdomstolen meddelat att Försvarsmaktens avskedande av en fanjunkare vid F 16 inte var förenligt med lagen om anställningsskydd (även om det inte var ett enhälligt beslut). Alla de här tre fallen har gemensamt att de, i olika grad, handlar om bristande dokumentation om vad som sker i verksamheten.

I senaste avsnittet av flygvapenpodden lyfter chefen för Luftstridsskolan just vikten av att föra tjänsteanteckningar över saker som sker inom en enhet eller förband. Detta för att chefer dels ska ha en möjlighet att följa upp underställda, dels för att det ska finnas spårbar information när en chef behöver omplacera eller avskeda en individ. I fallet med FHTE har det länge varit känt att det funnits problem vid enheten och att individer utfört handlingar som varken är förenliga med försvarsmaktens uppförandekod eller svensk lag. Men när det är dags att formellt utreda finns det sällan några konkreta bevis eller exempel att bygga på och till slut blir det ord som står mot ord utifrån minnesbilder. Det är exempelvis här som fallet med fanjunkaren vid F 16 blir en ypperlig fallstudie. Bägge parter var överens om att fanjunkaren hade slagit till den värnpliktige. Däremot var de oense om hur det hade gått till, i vilken situation och vad fanjunkaren hade kommunicerat i frågan till sin chef. Försvarsmakten anförde också att fanjunkaren hade påverkat sin chef att komma med osanna uppgifter i den utredning som senare genomfördes. Chefen i fråga förde inga anteckningar från det mötet som ska ha skett när fanjunkaren berättat om händelsen och därmed blir det svårt att få någon riktig klarhet i vad som sagts eller vilket beslut som chefen fattat.

Det har länge varit en svaghet inom den militära utbildningen av befälskåren vad gäller de verktyg som en chef har till sitt förfogande för att exempelvis kunna säga upp en individ. Den rådande bilden har istället blivit att en individ i princip aldrig kan sparkas om denne inte begår ett tydligt brott. Inom myndigheten har det även länge funnits en kultur att man låter problem med personal ärvas till efterkommande chef utan att det finns något nedtecknat kring prestationer eller liknande. Har den inkommande chefen tur så får denne en verbal överlämning, en varning, om vilka anställda som är exempelvis underpresterande. Men utan dokumentation är det svårt att göra något åt situationen vilket inte sällan leder till frustration hos övrig personal.

Situationen vid FHTE är ett typiskt sådant exempel där ”alla” visste om situationen och hur vissa individer betedde sig. Men det saknades dokumentation vilket tillsammans med informella maktstrukturer har inneburit att de individer som antagligen borde ha sagts upp för länge sen, istället har kunnat fortsätta på inslagen bana vilket nu trassat sönder förtroendet för Försvarsmaktens hundverksamhet. Samtidigt är det inte bara hundtjänsten som lider av det här utan det är återkommande varje gång det uppdagas att det skett olika former av trakasserier där förövaren har en historik som kan återges verbalt men som inte finns i skrift någonstans.

På samma sätt finns det exempel från FM UndSäkC där möten genomförts med personal men utan att det återfinns protokoll eller tjänsteanteckningar om vad som sagts. Det i sig skapar en rättsosäkerhet när individer anmäls till FPAN eller för den delen utsätts för repressalier. Det kan tyckas smidigt att inte behöva anteckna och därmed inte behöva tänka på att något kan komma att lämnas ut vid en granskning, samtidigt innebär det också att det inte går att komma tillrätta med vare sig tystnadskulturer eller personal som kontinuerligt bryter mot uppförandekoden.

Nu kanske någon tänker att det här med att föra anteckningar på personalens förehavanden är ett steg från ett totalitärt övervakningssamhälle där angiveri kommer vara legio. Då vill jag poängtera att anteckningar om personalens prestationer även kan vara av positiv karaktär och underlätta vid exempelvis ansökningar för utmärkelser eller för den delen vid uttagning till högre utbildning. Det innebär också att prestationer kan överföras mellan avgående och pågående chef vilket gagnar den underställde som då slipper ”straffas” för att det sker ett chefsbyte precis inför exempelvis Rals eller beslut som påverkar individens kompetens- eller karriärsutveckling.

Jag tror att vi som organisation kommer bli bättre av att fler chefer, även på de lägre nivåerna, blir duktigare på att kontinuerligt föra tjänsteanteckningar. Framförallt kommer det gynna formandet av en ansvarskultur.