Det förefaller finnas en form av konsensus att människan överlag inte har en så god förmåga till “multitasking” som vi vill få oss själva att tro. I vissa studier framförs det istället att det finns ett fåtal (omkring 2%) så kallade “supertaskers” som klarar av att jonglera flera uppgifter utan nedsatt förmåga. Ändå fortsätter vi inom Försvarsmakten att i våra annonser jaga individer som tror sig ha den här förmågan. Än värre, eftersom vi ser oss själva som något vassare än genomsnittet då vi är uttagna genom olika tester, tror vi antagligen att vi faktiskt har förmågan till att lösa en rad uppgifter simultant. Detta trots att vi kan hitta samma problematik hos sjukvårdspersonal som även de har personal med hög motivation att lösa uppkomna problem och därmed bolla flera uppgifter samtidigt.

Min högst anekdotiska bevisföring sammankopplar tron på den egna förmågan till “multitasking” och oviljan att släppa ifrån sig uppgifter med den återkommande kommentaren “jag har ont om tid”. Och innan du spränger ett blodkärl tillåt mig förklara vad jag menar exakt då jag inte säger att alla som upplever tidsbrist försöker “multitaska”, däremot påstår jag att de som försöker sig på att jonglera flera bollar i luften kontinuerligt kommer att hamna i tidsnöd på grund av en rad externa faktorer. Framförallt i modern tid där vi dels kontinuerligt utsätts för distraktioner kring våra arbetsplatser i form av chefer och kollegor som springer förbi befälsrummet, dels genom olika notifikationer när vi får epost eller någon skriver på Skype.

I en studie som genomfördes av forskare på University of Illinios och Microsoft kom fram till att det tog i snitt en kvart för en användare som avbrutet sitt arbete för att svara på ett mail för att återgå till den ursprungliga uppgiften. Motsvarande tid om det var ett meddelande över en chatt var 10 minuter. Tid som användaren förefaller vara helt omedveten om då denne uppfattar att det går snabbt att svara på mailet för att sedan återgå till uppgiften. Något som en del officerare troligtvis kan känna igen sig i, framförallt när inkommen e-post antingen följs upp av ett telefonsamtal eller fysiskt besök ifrån avsändaren. Något som därmed resulterar i ännu mer tid som försvinner ifrån ordinarie uppgift.

Det ska sägas att det finns flertalet studier som pekar på att arbetsminnet hos en individ påverkar förmågan till att lösa flera uppgifter simultant. Även om det fortsatt finns frågeställningar kring om det faktiskt är förmågan till multitasking som testas eller om det är en redan etablerad förmåga att lösa de specifika uppgifterna som individen ställs inför. Här finns det exempelvis anledning att tro att en officer som ställs inför flera kända uppgifter simultant kommer kunna lösa ut dem utan allt för tung kognitiv belastning jämfört med problem som är nya för individen. Vilket i sig förstärker den egna bilden av en problemlösare med hög kapacitet när det i själva verket kan bero på längre tid i tjänst och därmed en större erfarenhetsbank.

För att återkoppla till den upplevda tidsbristen och att utföra flera saker samtidigt. Anledningen till att det här blir särskilt farligt i vår verksamhet är inte bara att personalen riskerar att bli utbränd på grund av att tiden äts upp av distraktioner som kolleger och e-postnotifikationer. Utan även för att när distraktionsuppgiften kräver att individen håller information i minnet medan individen återgår till ordinarie uppgift riskerar att påverka läsförståelsen. Vilket i sin tur kan leda till att felaktiga beslut fattas och att mer tid försvinner för att korrigera fel som uppstått.

För att komma åt det här problemet behöver vi inse våra begränsningar som människor och hur vårt agerande påverkar andra i vår omgivning. Främst är det rekommenderat att arbeta sekventiellt. Det vill säga att vi fokuserar på en uppgift i taget och tillser att den blir färdig innan vi går vidare till nästa sak. Detta inkluderar att svara på e-post, telefonsamtal eller när kolleger kommer in på rummet med frågor. Om vi med varje distraktioner riskerar att förlora 10-15 minuter blir dessa minuter snabbt timmar om det vill sig riktigt illa. Det innebär också att var och en behöver inse att det inte alla gånger är särskilt klokt att följa upp ett mail med ett telefonsamtal bara för att kontrollera att mottagaren sett meddelandet. Här kan chefer spela en avgörande roll genom att hålla an på “slaskuppgifter” tills nästa sammankomst istället för att kontinuerligt trycka ut uppgifter till underställda då risken är att det avbryter redan pågående processer och bidrar till att ingen uppgift blir löst i tid.

Vidare behöver vi släppa stoltheten och våga inte bara delegera uppgifter för att involvera fler (och därmed minska belastningen på enskilda individer). Vi behöver även i högre utsträckning använda checklistor när vi befinner oss i processer som kräver mer av vår kognitiva förmåga. Detta är applicerbart även på kasern i vardagen för något så trivialt som prio. Genom att tillse att det finns utförliga lathundar som är lättbegripliga kan vi minska antalet frågor till chefen tillsammans med belastningen av att behöva rätta en större mängd felaktiga rader för att soldaten ska få rätt ersättning.

Avslutningsvis vill jag fortsatt påpeka att om en uppgift inte innebär kroppsskada eller förlust av stora summor pengar, då kan den vänta med att utföras tills övriga uppgifter framför är utförda. Vi har omedvetet lurats in i ett högt tempo i samband med att alla numera har tillgång till någon form av mobiltelefon (där allt fler får tillgång till sin tjänstemail) samt där e-post mer eller mindre fungerar som en chatt och uteblivet svar inom ett dygn mycket väl kan följas upp med fler meddelanden eller telefonsamtal från individer som har egenpåhittade deadlines att följa.

Om vi på allvar vill att våra plutonchefer ska kunna hitta ut till truppen i skogen behöver vi alla hjälpas åt att minska distraktionerna och börja fokusera på det som är viktigt: att utbilda soldaten och sjömannen för att kunna utföra sin uppgift, den väpnade striden.

Referenser

Buser, T., & Peter, N. (2012). Multitasking. Experimental Economics, 15(4), 641-655.

Chérif, L., Wood, V., Marois, A., Labonté, K., & Vachon, F. (2018). Multitasking in the military: Cognitive consequences and potential solutions. Applied cognitive psychology, 32(4), 429-439.

Cho, K. W., Altarriba, J., & Popiel, M. (2015). Mental juggling: when does multitasking impair reading comprehension?. The Journal of general psychology, 142(2), 90-105.

Colom, R., Martínez-Molina, A., Shih, P. C., & Santacreu, J. (2010). Intelligence, working memory, and multitasking performance. Intelligence, 38(6), 543-551.

Iqbal, S. T., & Horvitz, E. (2007, April). Disruption and recovery of computing tasks: field study, analysis, and directions. In Proceedings of the SIGCHI conference on Human factors in computing systems (pp. 677-686).

Pollard, M. A., & Courage, M. L. (2017). Working memory capacity predicts effective multitasking. Computers in human behavior, 76, 450-462.

Skaugset, L. M., Farrell, S., Carney, M., Wolff, M., Santen, S. A., Perry, M., & Cico, S. J. (2016). Can you multitask? Evidence and limitations of task switching and multitasking in emergency medicine. Annals of emergency medicine, 68(2), 189-195.

Westbrook, J. I., Raban, M. Z., Walter, S. R., & Douglas, H. (2018). Task errors by emergency physicians are associated with interruptions, multitasking, fatigue and working memory capacity: a prospective, direct observation study. BMJ quality & safety, 27(8), 655-663.

https://news.stanford.edu/news/2009/august24/multitask-research-study-082409.html