Din EOBUSARE i gryningen

Kategori: Lessons learned Sida 1 av 2

Ta ut tiden i rätt ände – läs handböcker

I den militära verksamheten poängteras det ofta att vi ska ta ut tiden i rätt ände, även populärt uttryckt: “öka för att löka”. Detta innebär att vi arbetar effektivt och löser våra uppgifter snabbt och därmed skapar tid i slutändan för att kunna använda som reservtid, alternativt återhämta. Samkört med “tredjedelsprincipen” – att chefen tar en (1) tredjedel av tiden för planering och låter underställda få resterande två (2) tredjedelar för att lösa uppgiften, är det ett tänk som i teorin fungerar väl. Anledningen till att jag skriver att det fungerar i teorin är för att min erfarenhet av det praktiska genomförandet att det fungerar bristfälligt.

En erfarenhetsutmattad organisation

Det här inlägget är till huvuddel inspirerat av ett inlägg publicerat på bloggen “Inifrån sett“. I det inlägget behandlar författaren Försvarsmaktens erfarenhetshantering och hur den uppvisar brister för att uppnå sitt syfte, nämligen att dra lärdomar från genomförd verksamhet och få “mer pang för pengarna”. Problemet är dock att myndigheten har hamnat på samma plats som många civila företag; vi är jätteduktiga på att samla in data, men betydligt sämre på att bearbeta den och omvandla i handling.

Har du någon gång handlat i en nätbutik har du sannolikt fått ett mail några dagar eller veckor senare där du uppmanas att betygsätta din upplevelse och ge konstruktiv feedback till butiken. Undertecknad brukar i stort strunta i dessa uppmaningar och förpassa dem till papperskorgen, om upplevelsen inte varit något utöver det vanliga. Oftast innebär det att upplevelsen varit riktigt usel och att det behövs lyftas på något sätt som en ventil för frustrationen som köpet skapade. I ett fåtal fall kan det ha varit en oerhört positiv erfarenhet, men oftast är det inget som sticker ut åt något håll.

Men vad har detta med Försvarsmakten att göra? Jo, myndigheten har nämligen hamnat lite i samma sits där det skickas ut frågeformulär om det mesta. Är det inte det återkommande medarbetarundersökningen som kräver utbildning för att förstå, är det frågeformulär kring årets RALS-process. Två (2) viktiga processer i sig för myndighetens personal. Samtidigt finns, precis som författaren på “Inifrån sett” beskriver, en erfarenhetsutmattning hos personalen. När det gäller FM Vind är det långt ifrån hela personalstyrkan som besvarar frågorna, och de som svarar väljer bort att svara på vissa frågor. Antalet inkomna svar kring lönerevisions-processen har jag inga konkreta siffror på, samtidigt får jag inte uppfattningen av att personal har tid och ork att svara på den. En delanledning till detta är troligtvis att det är ytterligare en sak som tillförs listan över uppgifter att lösa. En annan kan vara att det är oklart om det överhuvudtaget leder till någon förändring.

hämtad ur Handbok erfarenhetshantering 2017

Det har producerats en del skrifter genom åren i ämnet och sedan några år tillbaka finns det även en handbok (H ERF 2017 – FM2017-12638:2) som omhändertar hur myndigheten ser på hela processen från upplevelse till lärdom och implementering. Därutöver finns det en specifik erfarenhetsanalysavdelning på insatsstaben (INSS) som har till uppgift att samla in erfarenheter och omsätta till åtgärder (oftast från internationella insatser). Processen är uppdelad i fyra (4) delar där jag vill påstå att myndigheten fullt ut implementerat två (2), nämligen planering och inhämtning. Det planeras för att omhänderta erfarenheter genom formulär, “hot wash ups” eller debriefs efter övningsmoment. Om än tidsoptimistiskt planerat då dessa oftast ligger i slutet och därmed blir det första som får stryka på foten när tiden springer iväg. Plötsligt blir det ett par chefer som sitter kring ett bord och försöker snabbt omhänderta de stora händelserna (vilket är det som ligger närmst i minnet). Inhämtning sker som tidigare beskrivits genom formulär och liknande, där samma inhämtningsmodell appliceras på alla tillfällen vilket i sig inte är optimalt. Det är inte alltid det är optimalt att försöka utvärdera kritiskt i grupp om det skulle innefatta att en befattningshavare kommer kritiseras för sitt agerande. Och att ett medarbetarsamtal ska utvärderas sanningsenligt om medarbetaren inte håller med chefen ter sig något naivt.

De två (2) sista delarna, analys och implementering, är de delar som Försvarsmakten enligt min mening är betydligt sämre på att utföra. Om de ens utförs överhuvudtaget. En ordentligt planerad inhämtning kommer troligtvis generera ett stort informationsunderlag att bearbeta. Det vill säga att det kommer krävas resurser i form av tid och personal att omhänderta och analysera. Här finns det en risk att det blir ytterligare en arbetsuppgift som tillförs en enskild medarbetare som redan har mycket på sitt bord. Då kommer resultatet att bli därefter troligtvis. Precis som med soldatutbildning vill jag hävda att det är respektlöst att utkräva att personalen ska utvärdera saker och ting, men sen inte tilldela tillräckligt med resurser för att omhänderta underlaget och skapa en produkt som är användbar. Den här individen ska därutöver inte vara en person som på något sätt är i beroendeställning till den verksamhet som utvärderas, varken genom att vara underställd eller så pass familjär att det riskerar att leda till att egna förklaringar läggs in undermedvetet i analysprocessen.

Vilket leder till sista steget, implementering. Det här är kanske det svåraste för såväl myndigheter som företag att tillämpa. Blir kritiken för syrlig finns det risk för att mottagaren bara slår ifrån sig erfarenheterna och hittar förklaringar till varför analysen är felaktig. Blir kritiken för mild kommer det tolkas som att allt är väl och att allt ligger innanför det som kan tänkas vara rimligt med hänvisning till verksamhetens komplexitet. Men även om vi hittar rätt “nivå” på kritiken kommer det krävas att det finns en beslutsfattare som vågar ta beslutet att införa förändringar. Framförallt att stå emot den troliga motreaktion som kommer varje gång något förändras. Risken är nämligen att kraftfulla motreaktioner gör att implementeringsprocessen avstannar eller reverseras och därmed hamnar vi tillbaka på ruta ett. En förändring tar tid att genomföra och den kommer sällan fungera lika smärtfritt som en process som körts in under flera år.

Det är en smärtsam process att lära sig nya saker och omhänderta erfarenheter. Ett tydligt exempel är införandet av ett nytt administrativt informationssystem likt PRIO där det krävs nya metoder jämfört med tidigare system. Eller för den delen införandet av ett helt nytt materielsystem som har helt andra tidsförhållanden vid exempelvis vård än vad erfarenhetsvärdet säger från föregångaren. Detta kommer i sig få verkningar in på andra områden och plötsligt är hela systemet i obalans. Därför är det otroligt viktigt att hela erfarenhetshanteringsprocessen fungerar och görs grundligt i ett inledande skede, för att sen fasas ut eller omfokuseras när verksamheten börjar flyta på igen.

På så vis blir signalen tydlig till personalen att deras erfarenheter är värda något och att det leder till faktiska förändringar i verksamheten. Framförallt slipper organisationen att drabbas av erfarenhetsutmattning för att allt ska ständigt ska utvärderas. Precis som vid ett skjutpass ska vi givetvis uppmärksamma det som fungerar, däremot ska fokus ligga på det som vi kan förbättra för att uppnå önskat resultat och därmed bli en vassare krigsorganisation.

Specialförbandens erfarenheter av stående insatsförband

När Försvarsmakten övergick från ren värnplikt till kontrakterat försvar insåg man att det skulle innebära en rad utmaningar och förändringar. Därför genomfördes en studie 2010 med Specialförbanden som var de som hade erfarenhet av stående insatsförband. Intervjuerna resulterade i en erfarenhetsrapport 2011. Jag brukar gå tillbaka och läsa den lite av och till för att stämma av hur vi gör nu. Så här snart nio (9) år efter publicering, med en återgång till värnplikt, och en försvarsberedning som förespråkar en förändring i uppsättning mellan värnpliktig och anställd personal, är det nog dags att göra en check vart vi är och hur specialförbandens erfarenheter omhändertogs av Försvarsmakten i stort.

Vid en tillbakablick mot den inledande tiden vid specialförbanden är det enkelt att konstatera
att en rad onödiga misstag begicks därför att beslut och koncept inledningsvis var starkt
influerade av de erfarenheter som de inblandade hade från sin tid vid värnpliktsförband. Efter
hand som tiden gick och insikterna växte om att det var omöjligt att bedriva verksamheten på
samma sätt som vid värnpliktsförbanden har det varit nödvändigt att utveckla andra koncept
för att möta verksamhetens och de anställdas behov. Allt detta är inte relevant för
Försvarsmakten i sin helhet och en del saker är strikt verksamhetsrelaterade och därför ej
överförbara till alla. Likväl finns en mängd områden inom vilka viktiga och relevanta
erfarenheter föreligger.

Specialförbandens erfarenheter av stående insatsförband med anställd personal – Erfarenhetsanalys av INS ERF ANA

Förbättrad informationsspridning skapar en vassare organisation

Det sägs ofta att genom att titta på historiska misslyckanden kan vi nå framgång i framtiden. Även om vissa individer kan tycka det är extremt intressant med militärhistoria, och mycket traditioner vilar på olika historiska händelser, är det främst utifrån ett lärande-perspektiv som ämnesområdet återfinns inom officersutbildningen. Genom att titta på sådant som har skett, och förstå varför, önskar vi att inte falla i samma fälla och därmed öka sannolikheten att vi lyckas med vår uppgift.

Men även trots att vi läser på om alla möjliga historiska slag, djuplodar i taktiskt tänkande och tror oss förstå allt som vi kan tänkas behöva förstå som striden, kommer vi för eller senare att hamna i en situation där vi antingen misslyckas helt med uppgiften eller lyckas med dyrköpta erfarenheter (i värsta fall med förlust av människoliv). Dessa erfarenheter blir precis som militärhistoria ett underlag som framtida soldater och officerare kan studera och lära sig utav. Det är i alla fall vad vi påstår.

Värmebelastning, symtom och åtgärder

Problematiken kring värme och militär aktivitet återkommer varje sommar, och är ständigt aktuell vid internationella insatser i länder kring ekvatorn. I inlägget om varför stridsskjorta även behövs nationellt skrapade vi lite på ytan kring de risker som föreligger vid fysisk aktivitet och varma dagar. Precis som tidigare nämnts hade exempelvis Storbritannien vid slutet på 90-talet ett antal soldater som årligen fick uppsöka vård på grund av överhettning. Detta blir intressant för Sverige då vårt klimat, trots vad många antagligen tror, inte skiljer sig temperaturmässigt från Storbritannien. Även om människokroppen är bättre utformad för att hantera värme än kyla, har vårt nyttjande av kläder och krav på verksamhet under dygnets varmaste timmar skapat en situation där vi behöver vidta vissa åtgärder för att inte ta skada.

Detta har återigen aktualiserats då det förra året förekom en del skador relaterade till värme. Tillsammans med en hårdför linje att fältjackan till 90 Lätt inte får nyttjas vid stridsmoment verkar detta ha bidragit till att Högkvarteret kände sig nödgade att skicka ut en skrivelse om hur vissa stycken i uniformsreglementet ska tolkas och vilka möjligheter chefer har att reglera klädseln vid varmt klimat[1].

Vad tänker du?

Varje gång jag delar en nyhet som kan anses vara kontroversiell på Instagram brukar det dimpa in lite meddelanden med frågan; “Vad tycker du om detta?”. Och jag har inga problem med att svara på en sådan rak fråga, samtidigt önskar jag att samtalet hade kunnat börja med vad du tänker.

Förstå mig rätt här, jag uppskattar att få frågan och jag uppskattar att ni engagerar er i att reagera på det som jag publicerar. Det jag däremot saknar är att diskussionen blir bredare än i privata meddelanden. För jag förstår på vissa reaktioner och vissa meddelanden att det finns tankar om såväl möjligheten till militär tjänstgöring för personer med spektrumdiagnoser som Försvarsmaktens jämställdhets- och likabehandlingskampanjer. Men de kommer sällan fram på andra ställen än i privata forum där ingen utomstående kan ta del av det.

Ha i beaktande att jag inte explicit syftar på det som kan tolkas som negativa åsikter, utan också det som kan ses som stödjande. För det är även viktigt att kommunicera när du tycker något är rätt och riktigt.

Av det jag har observerat på sociala medier genom åren har vi inga begränsningar i att diskutera stridsutrustning, fordon, ledarskap eller löner. Sådant som kan ses som väldigt okontroversiellt att diskutera och vara kritisk emot, och som samtidigt få utomstående ens bemödar sig att läsa. Men när det kommer till ämnesområden som korsar över till den civila domänen, där utomstående engagerar sig och har åsikter, verkar vi mindre benägna att ens lyfta ämnet.

Jag tror att det bara kan gagna oss som organisation om vi vågar ta för oss i diskussionerna och lägger på vårt perspektiv. För det är bara vi som kan svara på hur det ser ut i den kontexten vi rör oss i. Alla andra kan bara gissa vilket i sin tur kan leda till felaktiga slutsatser. Detta kommer sannolikt även innebära att vi kommer stå där ett par gånger och inse att vi trodde fel om något. Samtidigt är det priset som vi måste vara villiga att betala för att som organisation och grupp utvecklas och fatta beslut som kan stå stadigt i ett samhälle som annars kan te sig “svajigt”.

Våga ventilera dina tankar även om de inte är fullständiga. Var inte rädd för att vara den som först bjuder på hur du ser på saken.

Året som har gått

I Försvarsmakten kan det stundtals vara svårt att särskilja år åt då de ter sig att vara ungefär likadana. Början på året drar verksamheten i gång med max fart. Personalen är uppvilad och full av tillförsikt och förväntningar. Någonstans kring sommaren börjar den första dippen uppstå när alla utmaningar med materiel och framförhållning åter igen gör sig påminda. Det är ungefär här också som förbandets ekonomi börjar bli ett diskussionsämne, men det är egentligen inte förrän efter sommarledigheten som det börjas trampa på bromsen. Är det inte ekonomin, är det miljötillstånden på skjutfälten som börjar närma sig taket. Förbanden börjar bromsa så pass hårt att det framåt vintern uppdagas att det finns pengar och ammunition som riskerar att brinna inne om det inte förbrukas nu. Från krypande halt till högsta hastighet framåt kastar sig förbanden rakt in i en julledighet med löftet att nästa år, då blir det annorlunda.

Men vad har kännetecknat 2018 för Försvarsmakten i allmänhet, och Taktisk.se i synnerhet? Redan från den årliga rikskonferensen Folk och Försvar har diskussionen i stort handlat om bristen av tillförda resurser (kapital) till Försvarsmakten. En del förväntade sig antagligen att Försvarsmaktens knappa resurser skulle bli en valfråga, men det blev inte fallet och större delen av sommaren och hösten har i stort handlat om hur Försvarsmakten saknar miljarder för att ens kunna bedriva upprätthållande verksamhet, något som nästa års budget verkar ha avhjälpt i sista sekund.

Byt strumpor och håll dem torra

Historiskt har det varit infanterisoldatens lott att fotmarschera till slagfältet, inte sällan med brist på både mat och utrustning. Idag är det något bättre ställt utrustnings- och vilomässigt för den enskilda soldaten, men de långa marscherna består. Vi har tidigare skrivit om hur du kan träna för att uppnå en god marschstyrka samt hur du bör packa ryggsäcken för att vikten ska belasta kroppen mer fördelaktigt. Vad vi däremot inte har skrivit om, och som kom in som förslag från er besökare, är hur vi ska hantera strumporna och strumpbyten under marsch.

Utan välmående fötter kommer du inte långt, och det är inte en slump att den första åtgärden för att höja stridsvärdet är att byta strumpor framför både vatten och att ringa mamma. Den här artikeln kommer enbart behandla strumpbyten och hur du kan torka dem. Konkreta åtgärder vid marsch eller liknande för att bibehålla stridsvärdet kommer inte att behandlas.

Vår stundtals skeva uppfattning om erfarenhet

Mats Nyström/Försvarsmakten

“Dottern ringde, hon hade jobbat och hon ringde och var arg och förgrymmad. Det hade hänt en incident på regementet där man hade ifrågasatt, hon var inte med i detta, men soldater ifrågasatte en instruktör: – Har du varit i utlandstjänst? Nej, det hade han inte. – Då lyssnar vi inte på dig, svarade de. Alltså de som börjar i arbetet idag kan drabbas av dessa problem och det drabbade vår dotter omedelbart så fort hon börjat. Det var många som sa till henne när hon försökte instruera om något: – Jamen, så gör vi inte därnere eller därute. De har gjort kanske 3–4 missioner själva och hon har aldrig varit ute så hon känner att det är nödvändigt.”
Citat från Rapport I Anhörig och Soldat – Soldatens Motiv och Anhörigas Respons på Beslut om internationell Militär Insats Oro, saknad och längtan

Texten ovan är hämtad ifrån rapporten “Anhörig och soldat” som publicerades i år från Högskolan i Kristianstad. Rapporten är en (1) av fem (5) rapporter som behandlar ämnet utlandstjänstgöring och anhöriga. Det kan inledningsvis verka märkligt att inleda ett inlägg om erfarenhet med ett utdrag från en rapport som veteraner och anhöriga. Men det är just den här biten text som på nytt väckte tankar kring just det här med hur vi värderar erfarenhet i Försvarsmakten. För den händelse som beskrivs är inte på något sätt unik för det regementet, vid just den tidpunkten eller kopplat till enbart de involverade individerna där och då. Snarare är det här en återkommande berättelse från flera förband i takt som började dyka upp mer frekvent när Sverige gick från värnpliktsförsvar till ett yrkesförsvar. Det lyfts på officersutbildningarna (några av dem i alla fall), i befälsrummen och har även lyfts i Officerstidningen kopplat till en incident med skjutgränser.

Sveriges bästa ledarskapsutbildning?

“Jag tror att det är för att jag ser upp till de som är bra och duktiga, och de har ju någonstans tagit sig igenom en officersutbildning. Jag tänker ju inte på att det är erfarenhet och massa andra utbildningar vid sidan om, utan man tänker att man blir en officer efter den här utbildningen. Alltså så där krasst liksom, så det är väl mycket det tror jag. /…/ Sedan så tror jag att jag förväntar mig det för att man säger att det är en av Sveriges bästa ledarskapsutbildningar och de två första veckorna är man väldigt noga med att trycka på det.”

Citatet ovan är hämtat från studien “Jag är inte en kvinnlig kadett. Jag är en kadett på Karlberg“. Citatet i sig sticker inte ut från vad jag har hört tidigare från nyexaminerade kolleger från landets olika officersskolor (såväl OP som SOU). Väldigt ofta kommer de in på att de saknat en konkret ledarskapsutbildning, en kurs som uttryckligen skulle behandla ledarskapet i såväl teori som praktik och göra dem till ledare. Jag klandrar dem inte för att de har den här typen av höga förväntningar på officersutbildningen. Faktum är att det är på de här premisserna som Försvarsmakten tillsammans med Försvarshögskolan har marknadsfört framförallt officersprogrammet.

Sida 1 av 2

Drivs med WordPress & Tema av Anders Norén